我開始迷戀 Inbox Zero，大概就是從2009年的時候。這套流程我從開始嘗試到現在，其實已經十幾年了。我之前也有在「馬力歐陪你喝一杯」的Podcast裡面分享過，所以純技術層面的部分，大家可以去聽那一集。

為什麼我想大力推廣去嘗試Inbox Zero？因為一般上班族，多數在工作上都會使用電子郵件。而電子郵件一旦累積多了之後，常常會變成一種挑重點回、我先掃描一眼過去，晚點再說這種情況。

為什麼這很重要？因為我不想要寄信出去石沈大海，我討厭邀約或合作討論的信件會消失在數位世界裡。如果你用「挑重點回」，而不是每一封都處理，你的系統本身就提供了漏信和拖延的溫床。

而當我開始學習和使用Inbox Zero之後，我確認這是一個很好的心法，可以解決電子郵件帶來的各種壓力。我的同事跟我說過，他寄信給我都會很放心，因為知道我一定會回覆並處理。而清空信箱，則可以達到清空心中堆積的效果。

然後今天我另外想分享的，是在我學習和使用Inbox Zero過程中，技術以外的三個觀點或思考想法。

首先，很多人會做不到、或是覺得 Inbox Zero 是一件很困難的事情，是因為他們會說：「我的收件匣裡面信實在太多了，不可能做到這件事。」

我如果沒有記錯的話，我剛開始要清空我的 Email 收件匣時，裡面的信件應該已經累積超過一萬封，所以我當然也不是真的重新把每一封信都看過。我用了一些一次性清理的做法之後，還是剩下非常多信件。

然後，在那時候我給自己設定一個目標：每天處理 100 或 200 封，處理完今天的任務就結束。每天大概花個三十分鐘到一個小時左右的時間，就這樣慢慢地處理，最後可能也花了一個月的時間，才真的第一次把這件事情做到。

這其實跟我之前做的很多事情都一樣，不論是我這些年累積任何影響力或工作指標，還是自己身體上的調適，道理都是一樣的。

前幾週，我在一位網友Jay的粉專「Jay的跑步筆記」上讀到，有人問他「是怎麼做到每天都出門跑一個小時？」他說「從五分鐘開始就好。」這是一樣的概念。

想要一次就把事情做完是不可能的。很多時候我們就是一次做一點、一次做一點，重點不是你一次做了多少，而是你可以持續多久。

再來，在這個過程當中，這一套「Inbox Zero」的架構其實不是一次性、然後我用同樣的方法持續在做。它其實是每一次隔了一陣子之後，我可能會看到一些東西，然後我會做一些調整跟修改。

也就是說，我沒有特別去計算我的 Inbox Zero 有沒有什麼 1.0、2.0 的做法，但我可以明確的說，它基本上並沒有做了一次之後就停下來，或者是我有一套方法就完全照做、再也不改。其實在過程當中，我還是會機動性地做調整。

比如說：

然後最近一次的改變，就是我可以使用AI做基本的翻譯，讓以前可能已經有一陣子沒看的英文電子報又重新開始看更多。

我還記得我因為我開始熱愛訂閱電子報之後，訂了太多，所以後來甚至做了自動化把英文的電子報加上「英文電子報」標籤，然後我常常會在晚上時把整個標籤欄標註已讀。

這件事情其實代表兩個意義：第一是我其實心中有個概念，是看不完、沒有重要到會影響我日常工作的信件，我會直接在一天的某個時段全部標示已讀，直接結束這個回合。

第二是我當時即便「主動偏食」，也已經有太多的資訊是超出我能吸收的範圍。

所以透過AI翻譯工具，我可以「吃更多」，確保我的主動偏食維持夠多夠雜的效果。

然後最近我其實也在測試，看看有沒有機會透過AI協作，去減少或者是梳理我在看的內容，把吸收資訊時間放少一點在看新聞上面。我相信這整套心法，隨著各種工具、想法和職涯狀態的改變，也會繼續演變下去。

最後，之前在podcast我也提過，雖然我想擁抱Inbox Zero，但我並沒有推崇我們應該要隨時隨地都Inbox Zero。

我從某個階段開始，我一天大概會處理兩次電子郵件。但嚴格說來，並不完全只是兩次，後來可能會是上午算一回合、下午另外一回合。除此之外，我儘量不要隨時想著要一直打開 Email 去回覆。

當然，我之前也講過，這很看工作的屬性，或許不是每個人都可以照辦。但我還是覺得，批次做這件事情會是一個比較有效率處理 Email 的方法。

通常在待辦事項當中，第二次處理臨時郵件，是我這一整天工作的最後一個項目。也就是說，當我完成這個項目之後，我的心理上面就會有一種完全下班的感覺。

也就是說，清空信箱代表的是一種心理上結束。

當然這不代表我真的沒有其他任務了，而是我透過某種資訊管理，確保我對於他人的責任，和我對自己的責任，在此時此刻，已經告一段落。

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